Nesta terça-feira (09.05), a convite do tabelião Anderson Henrique Teixeira Nogueira, a especialista em Psicologia Organizacional, Cristina Rocha, realizou uma palestra motivacional para os colaboradores da serventia intitulada: “Gestão do tempo: Como potencializar seus resultados”.

Em clima descontraído, a também comunicadora e administradora iniciou a exposição esclarecendo que “a fórmula mágica ou o milagre” que todos têm a expectativa que aconteça para que o tempo se multiplique não existe. É o gerenciamento, a organização do tempo, que permitem o alcance de mais sucesso no ambiente profissional.

A palestrante citou dois livros-chave para a consulta de cada um dos presentes: “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes – Lições Poderosas para a Transformação Profissional”, de Stephen R. Covey, e “O Poder do Hábito – Por que fazemos o que fazemos na vida e nos negócios”, de Charles Duhigg.

“Habitualmente fazemos o mais urgente e deixamos o mais importante, até que ele se torna urgente também”, explicou Cristina, que discorreu sobre a importância de se criar hábitos, treinar a repetição, até que se tornem algo que executa sem pensar, o que otimizará seu tempo. “É preciso 66 dias para se consolidar um hábito”, afirmou.
Cristina Rocha citou as 4 gerações de administradores do tempo que já tivemos:

- 1ª geração: coloca bilhetinhos por toda a parte, “post-it” era seu segundo nome;
- 2ª geração:  faz uso de calendários e agendas, marcando eventos e atividades futuras;
- 3ª geração: prioriza o estabelecimento de metas, pois o tempo e energia devem ser direcionados em harmonia com os resultados esperados;
- 4ª geração: reconhece que “administrar o tempo” é um nome infeliz, pois o desafio a ser gerenciado não é o tempo, mas a pessoa e seus hábitos diários para conseguir realizar as tarefas.
Foi apresentada a todos a “Matriz Eisenhower”, baseada em um método aplicado pelo general de cinco estrelas do exército americano que se tornou o 34º presidente dos Estados Unidos: Dwight D. Eisenhower. A ele é atribuída a frase: “O que é importante é raramente urgente, e o que é urgente é raramente importante”. Essa matriz tem como base organizar as tarefas como “urgentes “ e “importantes”.

E definiu os conceitos:

Prioridade: é o que precisa ser feito primeiro.
Urgente: precisa ser realizado agora, é algo que grita por atenção porque tem tempo limite para ser executado
Importante: precisa da sua atenção pelo impacto do assunto em questão, e não pode ser procrastinado para não se tornar urgente.

Indicou também as METAS SMART:

S = específicas
M = mensuráveis
A = atingíveis
R = relevantes
T = tempo estabelecido

É preciso negociar
Durante a palestra, os colaboradores exemplificaram algumas situações em que consideram difícil administrar o tempo, como a frequência intensa de e-mails que recebem durante o dia, demandas urgentes, entre outros.

A especialista sugeriu que cada um observasse melhor o comportamento de seus clientes, para buscar uma adaptação dentro do cenário específico e lembrou a importância da negociação. “Se não é possível cumprir um prazo, ou fazer reunião com determinada frequência, etc, é importante esclarecer isso para o gestor e contar com seu apoio”, defendeu Cristina.

Para finalizar, avisou a todos que tomem cuidado com os “imprevistos previsíveis”, que ocorrem com alguma frequência, e sugeriu que internamente todos se ajudem, estabelecendo uma comunicação que otimize o tempo, modificando hábitos prejudiciais, pois isso pode ajudar muito no rendimento do tempo útil durante o trabalho.

Colaboradores apreciam a palestra
A auxiliar no setor de Reconhecimento de Firmas, Luciana Guelli, gostou muito da explanação. “Pude tirar muitas dúvidas, vou poder levar o aprendizado para o dia a dia ser ainda melhor entre funcionários e clientes, especialmente no atendimento no balcão”, disse. “A palestra foi muito boa, mas achei importante termos levantado pontos em que é difícil nos adaptarmos aos imprevistos. Vou levar esse conhecimento para a prática diária”, comentou José Heleno Cobo Manzano, escrevente da área de Escrituras Públicas.

Rayssa Carolaine, auxiliar administrativa, viu muita utilidade na exposição. “Estou sempre aberta a ajudar meus colegas e agora sei melhor como dar prioridade ao que é realmente importante. Achei excelente porque eu tinha dificuldade em administrar o meu tempo e agora conseguirei ajudar sem me prejudicar”, destacou.